SDS dokumentumok feldolgozásának menete a PÉNZSZÁM-ban
Az „SDSys - Smart Document System” az SDS Zrt. által kifejlesztett és üzemeltetett dokumentum továbbító rendszer, melynek kiemelt célja a gazdasági társaságok és könyvelőjük közti adatáramlás modernizálása. Szolgáltatásuk nem egy új könyvelő vagy számlázó stb. rendszer, hanem az ilyen programokat használó gazdasági szereplőket összekötő „közmű”, a könyvelendő dokumentumok biztonságos és korszerű továbbítására.
Ehhez a projekthez csatlakozott a Financia Kft is 2015-ben, és mára a PÉNZSZÁM rendszer is alkalmassá vált arra, hogy az SDSys szolgáltatásán keresztül könyvelendő dokumentumokat és adatokat fogadjon, reményeink szerint megkönnyítve ezzel a könyvelők munkáját. Amennyiben további részletek érdeklik az üzleti modellt illetően, kérjük keressen elérhetőségeinken, illetve további információk találhatók az SDSys honlapján itt…
Az alábbiakban részletesen ismertetjük a szolgáltatás elemeit és működését a PÉNZSZÁM felhasználó szempontjából:
könyveltető: az a társaság, akinél a könyvelendő bizonylatok keletkeznek (alapvetően nem PÉNZSZÁM felhasználó)
könyvelő: aki megkapja és könyveli a könyveltető bizonylatait a PÉNZSZÁM-ban
SDS dokumentum: egy adatcsomag, ami tartalmazza a könyvelendő bizonylat képét PDF formátumban, valamint a bizonylaton lévő adatokat gépileg olvasható formátumban (meta-adatok)
SDS azonosító: az SDS dokumentum a feladásának pillanatában kap egy egyedi azonosítót (numerikus sorszám) ami a későbbiekben is minden feldolgozási szakaszban azonosítja
SDS gateway: az SDS Zrt által működtetett azon szolgáltatás, ami lehetővé teszi, hogy az SDS dokumentum biztonságos módon eljusson a könyveltetőtől a könyvelőhöz
dokumentum feladás: a könyveltető kézi vagy gépi úton előállítja az SDS dokumentumot és azt elküldi az SDS gateway-en keresztül a könyvelőnek
hozzáadott szolgáltatások: az SDS gateway a dokumentum könyveltetőhöz eljuttatása közben azon különböző szolgáltatásokat tud elvégezni (külső partnerek bevonásával), ilyenek pl. optikai karakterfelismerés a meta-adatok kiolvasására a számlaképből, tárhely szolgáltatás, digitális aláírás, elektronikus számla, stb.
dokumentum fogadás: a könyvelő a PÉNZSZÁM-ban megnézheti, milyen könyvelendő SDS dokumentumok érkeztek (cégenként, akár több könyveltetőtől), és ezeket automatikusan, (ha a meta-adatok elég részletesek) vagy kézzel lekönyvelheti, illetve a bizonylat képét a pénzszámos dokumentumtárba teheti.
szerződéses feltételek: mind a könyveltető, mind a könyvelő szerződéses kapcsolatban kell, hogy álljon az SDS-el, és a tőle kapott partnerkódok azonosítják őket mint feladót és címzettet a folyamatban.
a Financia jogállása: a Financia Kft., mint a küldést/fogadást végző „együttműködő szoftver” fejlesztője áll általános szerződésben az SDS-el. A Financia egyes konkrét könyvelőkkel és könyveltetőkkel kapcsolatos együttműködésének szerződéses feltételeit az SDS nem szabályozza.
Az SDS dokumentumok a könyveltetőnél keletkeznek a kiállított/befogadott számláik alapján. A keletkezésnek alapvetően két módja van:
kézi rögzítés: az SDS által ingyenesen biztosított kliens program segítségével becsatolják a számla képét, megadják a címzett(a könyvelő) kódját , majd elküldik az SDS gateway felé (automata lapadagolós szkennerrel is működik, illetve korábban beszkennelt számlák csoportos küldésére is alkalmas)
gépi feladás: ha a könyveltetőnél olyan számlázó és/vagy iktató program működik, ami képes adatot átadni az SDS gateway felé, ott automatikusan megtörténik az SDS adatcsomag összeállítása és elküldése
A hozzáadott szolgáltatásokat a könyveltető közvetlen kérése, vagy szerződés szerinti beállításai alapján indítja az SDS, a PÉNZSZÁM fogadás szempontjából ezek technikailag nem relevánsak. A PÉNZSZÁM csak a kapott csomag tartalmával foglalkozik, függetlenül attól, hogy útközben az milyen átalakításon stb. esett át.
Maga a küldés a feladó részéről azonnal megtörténik, neki további teendője nincs. Az, hogy a címzetthez mikor jut el, a hozzáadott szolgáltatások átfutási idejétől függ (ezek nélkül pár perc), és hogy a címzett mikor dolgozza fel, az az ő belátásától függ.
Az SDS kapcsolathoz először installálni kell a Pénzszám mellé egy kiegészítő modul-csomagot, amit mi bocsátunk az ügyfél rendelkezésére, de az SDS által adott szoftverekből áll.
Utána elsőként
általános beállításként meg kell adni, hogy a könyvelő milyen
azonosítókkal férhet hozzá az SDS rendszerhez, és meg kell adni a
kiegészítő modul helyét.
Ezután minden egyes
cégben, akitől az SDS-en keresztül dokumentumokat vár, be kell
állítani annak SDS azonosítóját
A
Pénzszám mellé lerakott (SDS által biztosított) egyik modul
folyamatosan figyeli, hogy az adott könyvelő számára adtak-e fel SDS
dokumentumot, és ha igen, akkor azt letölti egy megadott mappába,
majd visszajelez az SDS felé, hogy az átvétel megtörtént, és
folytatja a figyelést.
A Pénzszámban a csomagok mindaddig várnak, amíg a könyvelő meg nem nézi az SDS adatokat, és hogy van-e újabb csomag, amit fel kell dolgoznia
Ekkor a könyvelő az alábbi képernyőt látja:
A „feldolgozandó” fülön az új, vagy korábban hibásan feldolgozott várakozó csomagok láthatók. A táblázatban minden sor egy SDS dokumentumnak felel meg, aminek egyedi azonosítója az „SDS sorszám”, tartalma a melléklet(számlakép) és a meta-adatok. Fel van tüntetve még a könyvelendő bizonylat típusa, azonosítója (számlaszám) és az érkezés időpontja is, amiket a kapott csomagból olvas ki a Pénzszám, valamint az eddigi feldolgozás állapota.
Minden sorban a csomag tartalmától függően láthatók és használhatók a funkciógombok, amivel a feldolgozás vezényelhető. Ezek segítségével a könyvelő tetszőleges sorrendben, egyenként dolgozhatja fel a kapott csomagokat.
Az egyes funkciógombok részletezése:
Ezzel behívható a csomagban kapott számla v. egyéb dokumentum képe (jellemzően pdf), ami külön ablakban nyílik meg
A csomagban kapott
meta-adatokat számunkra feldolgozható, illetve a felhasználó által
olvasható formába konvertáljuk. Ez tekinthető meg itt, hogy mennyi és
milyen adat érkezett a számla mellé, amit esetleg nem kell
berögzíteni.
A táblázatban mindig csak annyi adatmező látható, amennyit konkrétan tartalmaz a kapott csomag.
Az „Adatok szerkesztése” funkcióval módosíthatók, ill. kiegészíthetők az adatok:
Ilyenkor már minden adatmező látszik, ami üresen jött, az is.
Magának a szerkesztésnek az a célja, hogy ha elég sok adat jött, ami alapján akár automatikusan is könyvelhető lenne a számla, de a feldolgozás valamit hibásnak vagy hiányosnak mutat, így hamarabb lehet a kapott adatot javítani és újrapróbálni a könyvelését, mint teljesen elölről kézzel lekönyvelni. Persze ha eleve kevés adatot küldtek (ami kézi feladásnál jellemző lehet) akkor nem érdemes szerkesztgetni, hanem a számlakép alapján kézzel könyvelni.
A feladó beállítja, hogy milyen bizonylatot tartalmaz a csomag, de itt felülbírálható, ha eltéveszti
Alapértelmezésben minden számla a vevő/szállító naplóba kerül beolvasásra, de ebben az oszlopban jelölhető, mely készpénzesek könyvelhetők egyszerűsített módon, közvetlenül a pénztárba
A funkciógomb csak azon csomagoknál jelenik meg, amik alkalmasak automatikus könyvelésre. Ezt egyrészről a dokumentum típusa határozza meg (a vevő és szállító számla könyvelhető automatikusan) , illetve hogy a mellé rendelt meta-adatok kellően részletesek-e? Itt első körben csak annyit vizsgál a program, hogy a fő kötelező adatok (számlaszám, partner, dátum, összeg) ki vannak-e töltve, de azok helyességét még nem. Ha ki vannak töltve, a funkció gomb aktív.
A gomb megnyomására a program:
a meta-adatok alapján kísérletet tesz a könyvelésre
ha ez nem sikeres, a dokumentum „hibás” állapotú lesz, és a „napló” funkciónál olvasható a hibajelentés.
ha a könyvelés sikeres, a kapott számlaképet beteszi a pénzszámos dokumentumtárba
a teljes kapott csomagról biztonsági mentést készít, majd törli a feldolgozandók közül és átrakja a feldolgozott csoportba
Partner azonosítás: automatikus könyvelés esetén adószám, ennek hiányában név alapján próbálja azonosítani a partnert a program, ha ez sikertelen, újként felveszi azt.
Ha az automatikus könyvelés adathiány miatt nem jöhet szóba, vagy túl sokat kellene javítani a kapott adatokon, a kézi könyveléssel behívható annak a naplónak a rögzítési képernyője, ami a csomag típusának megfelel.
Első lépésként a
partner azonosítás történik adószám és név alapján, de ha páratlan,
itt a felhasználóra van bízva annak eldöntése, hogy ez valóban új
partner-e?
Ha
új partner, még feljön a törzsadat rögzítő képernyő, hogy a további,
vagy hiányzó adatok is rögtön bevihetők legyenek. Mindennek értelme,
hogy a sok névelírás miatti partner-többszörözést már itt el lehessen
kerülni.
A következő lépésben
a szokásos napló-rögzítési képernyő jön fel, ahol már ki vannak
töltve a kapott meta-adatok
A kézi rögzítéskor minden kapott adat módosítható és további tételek is felvihetők.
Ha a rögzítést a felhasználó elmenti, az automatikushoz hasonlóan :
a kapott számlakép csatolódik a most rögzített bizonylathoz a dokumentum tárban
a teljes kapott csomagról biztonsági mentés készül, majd törlődik a feldolgozandók közül és átkerül a feldolgozott csoportba
Az SDS-en keresztül jöhetnek olyan dokumentumok is, amik nem könyvelendők (pl. szerződés stb.), illetve jöhet olyan számla is, amit korábban már lekönyveltek. Ilyenkor könyvelést nem kell létrehozni, csak a kapott dokumentumot csatolni egy meglévő könyveléshez vagy törzsadathoz, amit ezzel a funkcióval lehet elvégezni.
Ki kell választani melyik napló melyik bizonylatához tartozik a kapott melléklet.
Sikeres csatolás után a teljes kapott csomagról biztonsági mentés készül, majd törlődik a feldolgozandók közül és átkerül a feldolgozott csoportba
Az automatikus könyvelés hibája esetén jelenik meg a funkció, amivel a hibanaplót lehet megnézni.
Egyszerre több dokumentumon elvégezhető műveletek, amelyek az alábbiak lehetnek:
Automatikus könyvelés
Típus módosítás: a
kijelölt dokumentumok típusának és pénztári jelölésének
módosítása
Áthelyezés
A „feldolgozott” fülön áttekinthetők a korábbi dokumentumok, és ellenőrizhető, ténylegesen mikor és melyik naplóba kerültek könyvelésre
Ugyanitt az „Áthelyezett dokumentumok” opciónál megtekinthetők azok, amelyek feldolgozás előtt át lettek helyezve másik cégbe, téves címzett miatt.
A „várakozók áttekintése” fülön minden olyan cég neve megjelenik, amelyik be van állítva SDS fogadásra, és mindegyik mellé kiíródik, éppen hány SDS dokumentum vár feldolgozásra.
Az SDS csomagban lévő meta-adatok nem tartalmaznak könyvelési információt, illetve olyan cikk és egyéb kódokat sem, amiből ezekre következtetni lehet. Emiatt az automatikus könyvelésükhöz alapértelmezéseket kell megadni:
Külön meg kell adni a vevő és szállító számlákhoz tartozó alapértelmezett főkönyvi számokat. Amelyeket nem töltjük ki, azt a kézi feldolgozáskor tudjuk majd megadni.
További opciók:
Készpénzesek a pénztárba:
a készpénzes fizetési módú számlák automatikusan legyenek pénztárba
könyvelendőnek jelölve (5.4 pont)
Kontírozás felajánlása a
legutolsó számla alapján : bekapcsolása esetén a számla
feldolgozásakor az adott partner legutóbbi számlájának (ha volt
ilyen) kontírozási adatait örökli az aktuális számla
Tételfeldolgozás: a számla meta-adatokban a tételek után lehetnek áfa összesítő sorok is, amik gyakorlatilag meghatározzák, áfa szempontjából minimum hányfelé kell könyvelni a számlát. Ha számlákon egyébként sok, könyvelési szempontból lényegtelen részletezésű tétel szokott lenni, ezzel a beállítással elérhető, hogy csak az áfa összesítő sorokból legyen könyvelési tétel (feltéve ha van ilyen, egyébként a tételek dolgozódnak fel így is)
Jogcím kitöltés: meghatározható, hogy a számlatételek megnevezését megőrizze-e a beolvasás, vagy esetleg írja felül a főkönyvi szám megnevezésével