SDS dokumentumok feldolgozásának menete a PÉNZSZÁM-ban

1.Mi az SDS dokumentum?

Az „SDSys - Smart Document System” az SDS Zrt. által kifejlesztett és üzemeltetett dokumentum továbbító rendszer, melynek kiemelt célja a gazdasági társaságok és könyvelőjük közti adatáramlás modernizálása. Szolgáltatásuk nem egy új könyvelő vagy számlázó stb. rendszer, hanem az ilyen programokat használó gazdasági szereplőket összekötő „közmű”, a könyvelendő dokumentumok biztonságos és korszerű továbbítására.

Ehhez a projekthez csatlakozott a Financia Kft is 2015-ben, és mára a PÉNZSZÁM rendszer is alkalmassá vált arra, hogy az SDSys szolgáltatásán keresztül könyvelendő dokumentumokat és adatokat fogadjon, reményeink szerint megkönnyítve ezzel a könyvelők munkáját. Amennyiben további részletek érdeklik az üzleti modellt illetően, kérjük keressen elérhetőségeinken, illetve további információk találhatók az SDSys honlapján itt…



Az alábbiakban részletesen ismertetjük a szolgáltatás elemeit és működését a PÉNZSZÁM felhasználó szempontjából:



2.A folyamat résztvevői és elemei






3.A dokumentumok keletkezése, feladása

Az SDS dokumentumok a könyveltetőnél keletkeznek a kiállított/befogadott számláik alapján. A keletkezésnek alapvetően két módja van:



A hozzáadott szolgáltatásokat a könyveltető közvetlen kérése, vagy szerződés szerinti beállításai alapján indítja az SDS, a PÉNZSZÁM fogadás szempontjából ezek technikailag nem relevánsak. A PÉNZSZÁM csak a kapott csomag tartalmával foglalkozik, függetlenül attól, hogy útközben az milyen átalakításon stb. esett át.

Maga a küldés a feladó részéről azonnal megtörténik, neki további teendője nincs. Az, hogy a címzetthez mikor jut el, a hozzáadott szolgáltatások átfutási idejétől függ (ezek nélkül pár perc), és hogy a címzett mikor dolgozza fel, az az ő belátásától függ.



4.Beállítások a PÉNZSZÁM-ban (Egyéb/adatok fogadása/SDS beállítás)


Az SDS kapcsolathoz először installálni kell a Pénzszám mellé egy kiegészítő modul-csomagot, amit mi bocsátunk az ügyfél rendelkezésére, de az SDS által adott szoftverekből áll.

Utána elsőként általános beállításként meg kell adni, hogy a könyvelő milyen azonosítókkal férhet hozzá az SDS rendszerhez, és meg kell adni a kiegészítő modul helyét.

Ezután minden egyes cégben, akitől az SDS-en keresztül dokumentumokat vár, be kell állítani annak SDS azonosítóját



5.Adatfogadás a PÉNZSZÁM-ban (Egyéb/adatok fogadása/SDS adatok)


A Pénzszám mellé lerakott (SDS által biztosított) egyik modul folyamatosan figyeli, hogy az adott könyvelő számára adtak-e fel SDS dokumentumot, és ha igen, akkor azt letölti egy megadott mappába, majd visszajelez az SDS felé, hogy az átvétel megtörtént, és folytatja a figyelést.

A Pénzszámban a csomagok mindaddig várnak, amíg a könyvelő meg nem nézi az SDS adatokat, és hogy van-e újabb csomag, amit fel kell dolgoznia

Ekkor a könyvelő az alábbi képernyőt látja:

A „feldolgozandó” fülön az új, vagy korábban hibásan feldolgozott várakozó csomagok láthatók. A táblázatban minden sor egy SDS dokumentumnak felel meg, aminek egyedi azonosítója az „SDS sorszám”, tartalma a melléklet(számlakép) és a meta-adatok. Fel van tüntetve még a könyvelendő bizonylat típusa, azonosítója (számlaszám) és az érkezés időpontja is, amiket a kapott csomagból olvas ki a Pénzszám, valamint az eddigi feldolgozás állapota.

Minden sorban a csomag tartalmától függően láthatók és használhatók a funkciógombok, amivel a feldolgozás vezényelhető. Ezek segítségével a könyvelő tetszőleges sorrendben, egyenként dolgozhatja fel a kapott csomagokat.



Az egyes funkciógombok részletezése:

5.1 Melléklet

Ezzel behívható a csomagban kapott számla v. egyéb dokumentum képe (jellemzően pdf), ami külön ablakban nyílik meg

5.2 Adatok

A csomagban kapott meta-adatokat számunkra feldolgozható, illetve a felhasználó által olvasható formába konvertáljuk. Ez tekinthető meg itt, hogy mennyi és milyen adat érkezett a számla mellé, amit esetleg nem kell berögzíteni.

A táblázatban mindig csak annyi adatmező látható, amennyit konkrétan tartalmaz a kapott csomag.

Az „Adatok szerkesztése” funkcióval módosíthatók, ill. kiegészíthetők az adatok:

Ilyenkor már minden adatmező látszik, ami üresen jött, az is.

Magának a szerkesztésnek az a célja, hogy ha elég sok adat jött, ami alapján akár automatikusan is könyvelhető lenne a számla, de a feldolgozás valamit hibásnak vagy hiányosnak mutat, így hamarabb lehet a kapott adatot javítani és újrapróbálni a könyvelését, mint teljesen elölről kézzel lekönyvelni. Persze ha eleve kevés adatot küldtek (ami kézi feladásnál jellemző lehet) akkor nem érdemes szerkesztgetni, hanem a számlakép alapján kézzel könyvelni.

5.3 „Típus” oszlop

A feladó beállítja, hogy milyen bizonylatot tartalmaz a csomag, de itt felülbírálható, ha eltéveszti

5.4 „Kp. pzt” oszlop, pénztárba irányítás

Alapértelmezésben minden számla a vevő/szállító naplóba kerül beolvasásra, de ebben az oszlopban jelölhető, mely készpénzesek könyvelhetők egyszerűsített módon, közvetlenül a pénztárba

5.5 Automatikus könyvelés

A funkciógomb csak azon csomagoknál jelenik meg, amik alkalmasak automatikus könyvelésre. Ezt egyrészről a dokumentum típusa határozza meg (a vevő és szállító számla könyvelhető automatikusan) , illetve hogy a mellé rendelt meta-adatok kellően részletesek-e? Itt első körben csak annyit vizsgál a program, hogy a fő kötelező adatok (számlaszám, partner, dátum, összeg) ki vannak-e töltve, de azok helyességét még nem. Ha ki vannak töltve, a funkció gomb aktív.

A gomb megnyomására a program:

Partner azonosítás: automatikus könyvelés esetén adószám, ennek hiányában név alapján próbálja azonosítani a partnert a program, ha ez sikertelen, újként felveszi azt.

5.6 Kézi könyvelés

Ha az automatikus könyvelés adathiány miatt nem jöhet szóba, vagy túl sokat kellene javítani a kapott adatokon, a kézi könyveléssel behívható annak a naplónak a rögzítési képernyője, ami a csomag típusának megfelel.

Első lépésként a partner azonosítás történik adószám és név alapján, de ha páratlan, itt a felhasználóra van bízva annak eldöntése, hogy ez valóban új partner-e?

Ha új partner, még feljön a törzsadat rögzítő képernyő, hogy a további, vagy hiányzó adatok is rögtön bevihetők legyenek. Mindennek értelme, hogy a sok névelírás miatti partner-többszörözést már itt el lehessen kerülni.

A következő lépésben a szokásos napló-rögzítési képernyő jön fel, ahol már ki vannak töltve a kapott meta-adatok

A kézi rögzítéskor minden kapott adat módosítható és további tételek is felvihetők.

Ha a rögzítést a felhasználó elmenti, az automatikushoz hasonlóan :



5.7 Csatolás

Az SDS-en keresztül jöhetnek olyan dokumentumok is, amik nem könyvelendők (pl. szerződés stb.), illetve jöhet olyan számla is, amit korábban már lekönyveltek. Ilyenkor könyvelést nem kell létrehozni, csak a kapott dokumentumot csatolni egy meglévő könyveléshez vagy törzsadathoz, amit ezzel a funkcióval lehet elvégezni.

Ki kell választani melyik napló melyik bizonylatához tartozik a kapott melléklet.

Sikeres csatolás után a teljes kapott csomagról biztonsági mentés készül, majd törlődik a feldolgozandók közül és átkerül a feldolgozott csoportba



5.8 Napló

Az automatikus könyvelés hibája esetén jelenik meg a funkció, amivel a hibanaplót lehet megnézni.



5.9Csoportos feldolgozás

Egyszerre több dokumentumon elvégezhető műveletek, amelyek az alábbiak lehetnek:





5.10Feldolgozott dokumentumok

A „feldolgozott” fülön áttekinthetők a korábbi dokumentumok, és ellenőrizhető, ténylegesen mikor és melyik naplóba kerültek könyvelésre

Ugyanitt az „Áthelyezett dokumentumok” opciónál megtekinthetők azok, amelyek feldolgozás előtt át lettek helyezve másik cégbe, téves címzett miatt.



5.11Várakozók áttekintése

A „várakozók áttekintése” fülön minden olyan cég neve megjelenik, amelyik be van állítva SDS fogadásra, és mindegyik mellé kiíródik, éppen hány SDS dokumentum vár feldolgozásra.



5.12Könyvelési beállítások

Az SDS csomagban lévő meta-adatok nem tartalmaznak könyvelési információt, illetve olyan cikk és egyéb kódokat sem, amiből ezekre következtetni lehet. Emiatt az automatikus könyvelésükhöz alapértelmezéseket kell megadni:



Külön meg kell adni a vevő és szállító számlákhoz tartozó alapértelmezett főkönyvi számokat. Amelyeket nem töltjük ki, azt a kézi feldolgozáskor tudjuk majd megadni.

További opciók: