Banki kivonatok beolvasása a PÉNZSZÁM-ba

 

A bankok ügyfélprogramjaiból kinyerhető elektronikus kivonatok többféle formátuma is beolvasható a PÉNZSZÁM-ba, a banki modul segítségével. A beolvasás az Egyéb\Adatok fogadása menüpontban történik:

 

Az első beolvasás előtt az itt látható „Beállítások…” gombra kattintva be kell állítanunk egyes paramétereket az alábbiak szerint:

1.      Beállítások

1.1      Alapbeállítások

Az alapbeállításoknál először is meg kell adni a kivonat formátumát, amilyen formában a banki ügyfélprogramból a kivonatot letöltjük. Egyes bankoknál ez egyedi formátum, de néhány ügyfélprogram banktól függetlenül képes ugyanolyan formátumú kivonat előállítására. Ha a legördülő listában nem lát ismerős formátumot, kérje segítségünket.

 

 

Az árfolyamkezelés paraméter a devizás bankszámláknál azt mondja meg, hogy a devizaértékek forintra számítását hogyan végezze a beolvasó program? Ajánlott beállítás az „Árfolyamtörzsből (pontos napi)”, amikor a program elvárja, hogy a beolvasott kivonati dátumokra legyen árfolyam rögzítve az árfolyamtörzsben. FIFO módszer szerinti árfolyamkezelés mellett természetesen csak a jóváíró tételek számítódnak át, a terhelő tételek a FIFO szerinti devizakészletből veszik az árfolyamot.

 

Beállíthatjuk még, hogy a feldolgozás után a küldeménnyel(kivonattal) mi történjen? Ha hibátlan volt beolvasás, választhatjuk, hogy

·         maradjon abban a mappában ahonnan beolvastuk, vagy

·         helyeződjön át a Pénzszámon belül egy elkülönített mappába, vagy

·         törlődjön.

Arra az esetre, ha hiba történt a beolvasás közben, ugyanígy beállíthatjuk a fenti paramétereket.

 

1.2      Bankszámlák

Ezen az ablakon be kell állítanunk, az egyes bank-főkönyvi számokhoz milyen bankszámlaszám tartozik? Ennek alapján fogja tudni a program, melyik forgalmat melyik banknaplóba kell könyvelnie.

 

 

Egyes esetekben – pl. kártyafedezeti számláknál – előfordul, hogy a forgalomhoz nem tartozik igazi GIRO bankszámlaszám. Ilyenkor a banki egyedi számlasorszámot kell itt megadni, ami a kivonaton szerepel.

 

1.3      Cégcsoport

Ha több cég kivonatait egyszerre dolgozzuk fel, itt ki kell jelölni azokat a cégeket, amelyek a csoportot alkotják.

 

 

Vannak olyan kivonat-formátumok, amik önmagukban több cég kivonatát tartalmazzák, de lehetőség van több kivonat együttesen történő beolvasására is. Az ilyen csoportos feldolgozás úgy történik, hogy a megadott kivonatot, vagy kivonat halmazt a program minden itt megjelölt cégbe automatikusan megpróbálja beolvasni. Azt, hogy a beolvasott forgalmak melyik céghez tartoznak, az 1.2 pont szerinti hozzárendelésből lehet tudni. Ennek figyelembevételével az 1.2 (és majd az 1.4) pont szerinti beállításokat minden olyan cégben végre kell hajtani, amelyeket itt megjelölünk.

 

Magát a csoportot elegendő egy (fő) cégben beállítani. Ha ebbe a cégbe belépve olvasunk be kivonatot, az automatikusan minden beállított cégre elvégzi a feldolgozást. Ha a megjelölt cégekbe lépünk be és ott végzünk beolvasást, csak az adott cégre vonatkozik a feldolgozás.

 

1.4      Automatikus könyvelés

 

A kivonaton szereplő megjelölő adatok alapján a program három szinten próbálja beazonosítani, az adott tételt hogyan kell lekönyvelni?

1.     szint: beállíthatunk a tétel adataira vonatkozó szabályokat, amelyekhez GES kódokat rendelhetünk.

2.     szint: számlaszám vagy partnerazonosító keresés a közlemény szövegében

3.     szint: ha az előzőekből egyik sem sikerült, függőre könyvelés.

 

Az 1. szinten öt alapadat, a

·         tranzakciókód

·         partner bankszámlaszáma

·         partner neve

·         terhelés/vagy jóváírás

·         közlemény szövege

alapján hozhatunk létre szabályokat. Egy szabálysorban legalább egy adatnak ki kell lenni töltve, de akár minden adat is ki lehet töltve. Egy szabály annál erősebb, minél több adat van benne megadva. Ha egy utalási tétel több szabálynak is megfelel, mindig a legerősebb szabály (amelyikben több adat van) jut előbb érvényre. A szabályhoz GES kódot kell rendelnünk, amihez be kell legyen állítva főkönyvi szám, ami alapján a könyvelés történik.

 

Példák (a lenti ábra 1. részének táblázatából)

 

·         Pl. a negyedik sorban a szabály azt mondja: Ha a 1177885513213133 bankszámlaszámról kapunk Jóváírást, és a közlemény szövegében előfordul a bérleti díj kifejezés, akkor azt a BÉRL kódú gazdasági esemény szerint kell könyvelni.

·         Az első két sorban a saját bankszámlaszámainkat adtuk meg, mert ha azokkal kapcsolatos forgalom van, az minden bizonnyal bankszámlák közti átvezetés.

·         A harmadik sorban azt a bankszámlaszámot adtuk meg, ahová a nyugdíjbiztosítási járulékot utaljuk. 

·         Az ötödik sorban, pl. ha tudjuk, hogy a bank az ABC01 tranzakciókóddal jelöli a bankköltség levonását, ehhez is állíthatunk be szabályt. A tranzakciókód banktól függ, ők tudnak részletes információt adni, hogy milyen kódok és milyen jelentéssel fordulhatnak elő a kivonatokban.

 

 

 

A 2. szinten azt adhatjuk meg, hogy ha az első szint szerinti szabályok közül egyik sem igaz a tételre, annak közlemény szövegében milyen feltételek szerint próbáljon a program számlaszámot keresni, amit vevő/szállító könyvelésnek lehetne tekinteni? A program a jóváíró tételekhez vevő, a terhelő tételekhez szállító számlát próbál keresni. A keresés úgy történik, hogy a közleményben szereplő minden szót egyenként megvizsgál, nincs-e olyan számlaszám és/vagy nyilvántartási szám a naplóban? A szó itt olyan szövegrész, ami a többi szövegtől szóközzel, vesszővel vagy pontosvesszővel van elválasztva, legalább 4 karakter hosszú és legalább egy számot tartalmaz. Pl. a

Az AM02/11-38999 sz. számla kiegyenlítése” közleményből a pirossal kiemelt részt fogja a program számlaszámként keresni a naplóban.

 

A közlemény szövegek sokszor nem annyira egyértelműek, mint az előbbi példában, így szükség lehet a keresés szigorítására. Szinte biztos, hogy több szállítónknak is van 1/2011 számú számlája, amit még ha jól ki is emel a program a szövegből, lehet hogy nem jó partnerre könyvel ha más feltételt nem adunk.

·         Ha fenti ábra 2. részében jobboldalt az utalásnál a számlaszám mellé a „Bankszámla” opciót is bepipáljuk, a program nem csak a számlaszámot, hanem a bankszámlaszám alapján a partnert is ellenőrizni fogja. (ehhez persze a szállítókhoz rögzítve kell legyen a bankszámlaszám a partnertörzsben)

·         Ha használunk saját nyilvántartási számot a szállítónaplóban és ez szerepel az utalás közleményében, akkor ezt is bejelölhetjük a „Nyilv.szám” opcióval, ekkor a számlaszámnak látszó szöveget nyilvántartási számként is megpróbálja értelmezni a program. Sőt, ha biztosak vagyunk benne, hogy a nyilvántartási szám mindig szerepel a közleményben, a szállítónál ki is kapcsolhatjuk a „Számlaszám” opciót, hogy csak a nyilv. szám szerint keressen.

·         Ha az „Összeg” opció is be van jelölve, csak akkor könyvelődik a megtalált számlára a tétel, ha az utalás összege megegyezik a számláéval.

·         Ha a program az így beállítottak szerint talál egy számlát, arra könyveli a tételt és befejezi a keresést. Ha a „Több számla is lehet benne” opció is be van kapcsolva, az első találat után is vizsgálja a közleményt további számlaszámokat keresve. Ilyenkor minden megtalált számlára csak annyit könyvel, amennyi a számla értéke. Ha a találatok után még marad a tétel összegéből, az átmegy a 3. szintre.

·         Ha a „Partnerkód” opciót bejelöljük, a közleményből kiemelt szavakat a partner egyedi száma alapján is megpróbálja azonosítani a program. Ha így megtalálja a partnert, a tétel az ő folyószámlájára könyvelődik (fők. szám az alapértelmezett szállító/vevő főkönyv lesz)

Ezek a beállítások a vevőszámlákra ugyanúgy megadhatók.

 

A 3. szinten csak egy főkönyvi számot kell megadnunk. Minden olyan tételt, amit az előzőek szerint nem tudott azonosítani a program, erre a számlára fog könyvelni.

 

 

2.      Beolvasás 

A beolvasás az Egyéb\Adatok fogadása menüpontban, a „Banki kivonatok” részben az „Adatfogadás” gombra kattintva kezdeményezhető.

 

 

Megadjuk a beolvasni kívánt formátumot, majd a feldolgozandó állományt. Ha több kivonatot akarunk egyszerre feldolgozni, használjunk helyettesítő karaktert a névben. Pl. a „d:\kivonatok\*.stm” megadásával a kivonatok mappa összes STM kiterjesztésű állományát feldolgozzuk.

 

Ezek után a „Feldolgozás indul” gombra kattintva kezdhetjük a beolvasást. Először célszerű a „Csak teszt” opció bekapcsolása mellett indítani a feldolgozást, ekkor csak vizsgálat történik, hogy a kivonat teljes mértékben feldolgozható-e?

Jellemzően olyan hibák fordulhatnak elő, hogy az 1. pont szerinti beállítások hiányosak. Ha nincs hibajelzés, vegyük ki a Csak teszt” opciót és indítsuk újra feldolgozást.

 

A beolvasott banknapló tételekben megjelenik azon adatok összefoglalója, amik a tételről a kivonatban szerepeltek.