Adatellenőrzés és könyvelés a NAV Online számla adatbázisból a Pénzszámba

A NAV adatszolgáltatás lehetőségeit kihasználva, a Pénzszám rendszerbe beépítésre kerültek az alábbi funkciók:

- a már könyvelt vevő/szállító számlák adatainak összehasonlítása a NAV-hoz lejelentett adatokkal

- a főkönyvben még nem szereplő számlák részletes adatainak letöltése és könyvelésének felajánlása

A funkciók az „Egyéb \ Adatok fogadása” menüben, a „NAV adatkapcsolat” részben, az „Számla ellenőrzés, könyvelés” menüpontban indíthatók.

Az adat letöltéshez is regisztrálni kell a céget a NAV Online rendszerben, illetve - a számlázáshoz hasonlóan - ott egy technikai felhasználót is létre kell hozni, aminek az adatait rögzíteni kell a Pénzszámban. Azoknál a cégeknél, amelyeknél a Pénzszámból állítanak ki számlát (vagyis már be van állítva a NAV kapcsolat), a funkció azonnal használható.

A csak könyvelt cégeknél előbb el kell kérni és itt a „Beállítások…” részben meg kell adni a technikai felhasználó adatait. Ehhez a funkcióhoz elegendő olyan technikai felhasználót kérni az ügyféltől, ami csak lekérdezésre jogosult.

Ha a beállítások aktívak, indítható az ellenőrzés funkció.

Számla kelte szerint lehet letölteni az NAV ellenőrző listát, egyelőre csak egy hónapot egyszerre.

A letöltött ellenőrző lista (ami csak a számla főbb adatait – számlaszám, dátumok, összeg, partner – tartalmazza) összehasonlításra kerül a már könyvelt számlák fő adataival, és ennek eredménye több fülre szétbontva jelenik meg a képernyőn:

Az egyes füleken a következő adatok láthatók:

- Szállító napló eltérések fül: az adott időszakban kiállított, a szállítók által jelentett számlák és a könyvelt számlák összehasonlítása. Alapból csak az eltéréseket mutatja, pirossal kiemelve szerepelnek az eltérő adatok.
Szűrési feltételek:

· Eltérés jellege (adateltérés, naplóban szerepel NAV-nál nem, ennek fordítottja)

· Partner neve

· Adószám

· Eltérés X forinttól: a beállított értéknél kisebb elérést nem mutat ki (kerekítési eltérések kiszúrésére)

· Bruttó ellenőrzés: bekapcsolása esetén csak bruttóban hasonlítja a lejelentett számlaértéket a könyveléshez (nem áfás cégeknél hasznos)

- Vevő napló eltérések fül: az előbbihez hasonló lista a jelentett és a könyvelt vevő forgalomra összehasonlítására

- Számla eltérések fül: csak abban az esetben jelenik meg, ha az adott cégben aktív a számlázó modul. Ez esetben a Pénzszámban kiállított számlákat hasonlítja a NAV listához, függetlenül attól, hogy azok a könyvelésben szerepelnek-e.

- Szállító számlák fül: a szállító ellenőrzéshez letöltött NAV adatok listája

- Vevő számlák fül: a vevő ellenőrzéshez letöltött NAV adatok listája

A könyvelés funkció használata

A Szállító napló és Vevő napló füleken aktív a „Könyvelés…” funkció. Egy számlasort kiválasztva és erre a gombra kattintva:

- ha a kiválasztott számla már szerepek a Pénzszámban, megnyílik módosításra a szokásos képernyővel

- ha a számla még nem szerepel a Pénzszámban, elindul az az adatrögzítés a következő folyamat szerint:

1. Letöltésre kerül a számla teljes adattartalma a NAV adatbázisból (néha 1-2 másodpercig tarthat)

2. Megjelenik egy ellenőrző panel, ahol a főbb adatok áttekinthetők, a partneradatok korrigálhatók, majd a rögzítés indítható

3. A rögzítés a szokásos a képernyőkön keresztül történik. A számla minden releváns adata, tételei betöltődnek, a tételeken végig lépkedve megadható a kontírozás, majd menthető a számla.

4. Mentés után visszatér a kiinduló ellenőrző lista, ahol folytatható a könyvelés a következő számlával

Az rögzítést előkészítő ellenőrző panel a következő felépítésű:

Először a partner adatokat érdemes ellenőrizni. A számlával letöltött és a Pénzszámban tárolt adatok részletes összehasonlítása egymás mellett látszik, amik alapján három állapotot jelenít meg a program:

: mint itt a képen is, adószám alapján létezik a partner a törzsben, de az adatok néhol eltérnek. A saját döntésünk, hogy átvesszük-e betű szerint a számlán szereplő adatokat, vagy hagyjuk a saját nyilvántartásunk szerint. Egyenként és összességében is átvehetők az adatok, ami után a „Partneradatok mentése” gombbal tárolhatjuk a törzsben, de a rögzítés enélkül is folytatható

: a partner adószám alapján nincs benne a Pénzszám törzsben, a „Partneradatok mentése” gombbal tárolhatjuk (enélkül nem is lehet a rögzítést indítani)

: a kapott és tárolt partner adatok teljesen egyformák

A bal oldalon a számla és a tételsorok fő adatai láthatók. A rögzítés indítása előtt itt még pár paraméter beállítható:

- Tételek összevonása: ha ki van kapcsolva, minden számlatételből egy könyvelési tétel lesz. Ha be van kapcsolva, a tételek összevonásra kerülnek a könyvelésben áfakulcs és előjel szerint.

- Pénztárba: ha be van kapcsolva, a számla a pénztárba kerül rögzítésre, egyébként a megfelelő naplóba

- Kontírozás mint elősző szla: Ismétlődő számláknál hasznos, bekapcsolása esetén a rögzítés indításakor a program kikeresi a partner legutóbbi számláját, abból átveszi a kontírozást és azzal kitöltve jelenik meg a rögzítési képernyő. Ha az előző számlának ugyanannyi tétele van, mint a mostaninak, rendre minden tétel megkapja a korábbi kontírozást. Ha a mostani számlán több tétel van, a maradék kitöltetlen marad.

Ezeket a paramétereket a „Beállítások…” gombra kattintva előre megadhatjuk általánosan is, illetve az adott partnerhez ettől eltérően is.

Baloldalt az általános beálltások láthatók, amik minden számlára vonatkoznak.

A pénztárba könyvelést az erre használatos fizetési módok kiválasztásával lehet beállítani.

Ha az adott partnert az általánostól eltérően akarjuk beállítani, jobboldalt az „Egyedi beállítás a partnerre” opció bekapcsolása után megadhatjuk, melyik paramétert akarjuk az általánostól eltérően használni. A fenti beállítás pl. azt jelenti, hogy a tételek összevonását az adott partnernél mindig érvényesítjük, a többi beállításhoz pedig az általánost kell alapul venni.

Az ellenőrző panelen ezek az opciók mindig a beállított alapértelmezés szerint jelennek meg, de az adott számlára vonatkozóan felülbírálhatók.

Ezek után már indítható a „Rögzítés”, ami a megszokott számlaképernyőkön jeleníti meg a letöltött adatokat. Annak bezárása után az ellenőrző listához jutunk vissza, ahol folytatható a művelet a következő számlával.

Az itt leírt, már működő funkciókon kívül már dolgozunk a következő lépéseken:

- kontírozás paraméterezhetősége a számla tartalma alapján

- csoportos , automata könyvelés a letöltött adatokból.