Online Számla rendszerből letöltött számla lista beolvasása a PÉNZSZÁM-ba
Ezzel a funkcióval lehetőség van az Online Számla rendszerből letöltött kimenő és bejövő számla listák tömeges beolvasására a Pénzszám rendszerbe.
Az Online Számla
rendszerben:
a „Számlák menüben a „Kimenő
számlák” vagy „Bejövő számlák” menüpontban a
kívánt dátumokra leszűrni a listát
a megjelenő lista tetején a
„Teljes lista export”-ra kattintani
a megjelenő ablakban kitölteni
a dokumentum formátuma: „.xlsx(szabvány táblázat)”
tartalma: „számla fej és tétel adatok együtt”
neve: tetszőleges
és az „export”-ra
kattintani. Ilyenkor a háttérben generálódik az export, kis ideig
eltart. Lehet e-mail értesítést kérni az elkészültéről.
A letölthető eredmény nem ezen a képernyőn fog megjelenni, hanem a „Szolgáltatások \ Dokumentumok” menüpontban.
itt az „Exportált listák” fülön szűrni kell a létrehozás dátumára
és a megjelenő „letölthető
dokumentumok” listában lehet ténylegesen le is tölteni az
állományt, ami a fent megadott tetszőleges névvel fog látszódni.
Az „Egyéb \ Adatok fogadása” menüpontban a „Számlák, törzsadatok” részen a „Beállítások” gombra kattintva
először az „Alapbeállítások”
fülön feladási formátumként kiválasztani a „NAV excel Vevő
lista”, vagy „NAV excel Szállító lista”
formátumot
az „Áfa kód konverzió”
fülön megadhatjuk, hogy a NAV áfakódokat milyen pénzszámos kódra
fordítsa át a beolvasás
majd az „Alapértelmezések”
fülön megadhatunk alapértelmezett kontírozást a számlákhoz.
(ezen
a képernyőn a formátumnak megfelelően csak a vevő vagy szállító
részt kell megadni)
Az
alapértelmezések megadása nem kötelező. Amit nem töltünk itt ki,
annak majd benne kell lennie a beolvasandó állomány tételeiben
- az „Egyéb
kódkonverzió” fülön további beállítások adhatók meg:
KEREKHA „Kerekítés ha
eltérés kisebb mint” opció: sok esetben a letöltött bruttó
számlaérték fillérre végződik, amit forintra kerekítve olvas be a
Pénzszám. Itt lehet megadni, hogy a bruttó érték és a tételek
összege közti kerekítési eltérést hány forintig vezesse el
automatikusan a program, a KERFELFK és KERLEFK sorokban megadott
főkönyvi számokra. (a beállítás csak a forintos számlákra
vonatkozik)
TETAFAKER és TETNETKER sok esetben
a számla tételek nettó és áfa értékében is van fillér, amit ezzel a
beállítással lehet kerekítve beolvasni (szintén csak forintos
számlákra vonatkozik)
TETELSUM „Tételek összevonása kontír szerint:” opció: ha értéke „Igen”, a kontírozás szerint azonos számlatételeket összevonva olvassa be a program
A beállításokat el kell menteni!
A letöltött nyers Excel állományban két munkalap van: „Fejléc adatok” névvel számlánként egy sor a fő adatokkal, illetve egy „Tétel adatok” lap, amin számla tételenként egy adatsor található. Ezek a munkalapok nem eléggé áttekinthetők, és nincs bennük meghatározott hely az egyedi kontírozások megadására,
ezért a beolvasás majd
három lépésben történik:
először az eredeti munkalapok
átalakításra kerülnek áttekinthetőbb formába, ugyanezen állományon
belül „psz_Fej” és „psz_Tétel” munkalapokra
majd azon számlatételekhez, amikre
nem érvényesek az előzőleg beállított alapértelmezések, megadhatók a
kontírozási adatok
végül e módosítások után egyanezt az állományt beolvasva, már az átalakított lapok adatai kerülnek be ténylegesen a Pénzszámba.
Adjuk meg a letöltött állomány nevét és indítsuk el a feldolgozást. Figyelmeztetés: az állomány ne legyen közben megnyitva az Excelben!
A program érzékelni fogja, hogy ez még egy nyersen letöltött állomány, amit átalakít a kontírozáshoz megfelelő formába. Az átalakítás időt vesz igénybe, a tapasztalatok szerint percenként kb. ezer számlát tud feldolgozni. Az átalakítás végén automatikusan megnyílik az Excel alkalmazásban az átalakított táblázat, és folytatható a feldolgozás a kontírozás kiegészítésével
A megjelenő munkafüzetben már láthatók az új , átalakított munkalapok „psz_Fej” és „psz_Tétel” névvel. Automatikusan a psz_Tétel nyílik meg, és ezen vannak úgy elrendezve a számlatételek lényeges adatai, hogy az alapértelmezésbe nem illő tételekhez beírható legyen a kontírozás:
A számlák felváltva eltérő
színűek, hogy jobban látható legyen, melyik tételek tartoznak egy
számlához.
Az A-K oszlopok az eredeti
adatokat tartalmazzák, csak szükség esetén módosítsuk. (a
számlaszám, a partneradatok és a fizetési mód nem változtatható)
Az L-R oszlopok használhatók a
kontírozás és gyűjtők megadására:
Folyószla: a vevő/szállító
folyószámla száma, készpénzes esetén a pénztári főkönyvi száma
Árbev/Költség fk/GES:
vevőnél az árbevétel, szállítónál a költség főkönyvi szám. A
Főkönyvi szám helyett mindkét esetben megadható GES kód is, ami a
Törzsek/Gazdasági események menüpontban van rögzítve. Ezesetben az
ott megadott főkönyvi számok/gyűjtők kerülnek majd a tételbe.
Áfa fk.szám: áfa főkönyvi
szám
Gyűjtő1,2 , számlacsoport:
a főkönyvi beállítástól függően a kapcsolódó gyűjtőkódok.
Nyilv.szám: megadható,
hogy a számla milyen iktató (nyilvántartási) számmal kerüljön be a
könyvelésbe. Ha nincs kitöltve, a kézi adatrögzítéshez beállítottak
szerint fog képződni
Más munkalapokon nem szükséges adatokat megadni.
A kitöltés után a munkafüzetet el kell menteni és be kell zárni!
Miután a munkafüzetet mentettük és bezártuk, az első lépéshez hasonlóan olvassuk be ugyanazt az állományt:
A program érzékeli, hogy már benne vannak a kiegészítő munkalapok, így már nem alakítja át a táblázatot, hanem a „psz_Fej” és „psz_Tétel” munkalapokon lévő számlákat betölti a Pénzszámba.
Először célszerű a „Csak teszt, könyvelés nélkül” opcióval ellenőrizni az adatokat, majd ha minden rendben van, enélkül már véglegesen beolvasni az állományt.
Ha valamit javítani kell, az első lépést már nem kell ismételni, csak az állományt megnyitva a psz_Tétel lapot módosítani és újra beolvasni.
A betöltés itt is kb. percenként ezer számla sebességgel történik.