A HessynEszköz eszköznyilvántartó rendszer és a Pénzszám kapcsolata

Amennyiben Önök eddig a Winamort programot használták, a HessynEszközre történő áttérésről az 5. pontban találnak további információt.

1. Beállítások, a két rendszer összekapcsolása

A HessynEszköz rendszer feltelepítése után a Pénzszámmal kapcsolt használatához az alábbi beállításokat kell végrehajtani, az itt leírt sorrendben

1.1 A Pénzszám-HessynEszköz összekapcsolása

A Pénzszám program 'Eszköznyilvántartás \ Adatfogadás, beállítások' menüpontjának 'Általános beállítás' ablakában meg kell adni először is, hogy minden cégben ugyanazt az eszközprogramot használjuk, vagy cégenként külön akarjuk ezt beállítani?

Ezután beállítjuk az eszközrendszer típusát, majd annak a könyvtárnak a nevét, ahová a HessynEszköz program telepítve lett, majd a 'Mentés' gombbal érvényesítjük a beállításokat.

1.1 Cég előkészítése a Pénzszámban

Minden olyan cégben amit kapcsolni akarunk az eszköznyilvántartó rendszerhez (továbbiakban: kapcsolt cég) fel kell venni egy új partnert, ami az adott cég adatait tartalmazza és ebben az Adószám mezőt ki kell tölteni. Ezután a rendszerbeállítások Egyéb2 ablakban meg kell adni ezt a partnert, mint a céget leíró adatot.

Ha ez a beállítás eddig is létezett, az eszköznyilvántartó kapcsolat miatt nem kell új partnert felvenni, lényeg hogy a kijelölt partnerben meg legyen adva a cég adószáma. Ennek az a jelentősége, hogy a HessynEszköz rendszerben az adószám azonosítja az céget, és ennek mindkét rendszerben azonosnak kell lennie.

1.2 Cég létrehozása a HessynEszköz-ben

A HessynEszköz programban a Technika/Cégvéltás menüpontban is létre kell hozni a kapcsolt cégek eszköznyilvántartó rendszerbeli megfelelőjét, ügyelve a név és az adószám kitöltésére. A létrehozáskor még NE vigyünk fel törzs vagy bármilyen adatot a HessynEszköz-be, ezek jó részét a Pénzszámból át lehet vinni egy későbbi lépésben.

1.3 Pénzszám cég és HessynEszköz cég összekapcsolása

A Pénzszám program ' Eszköznyilvántartás \ Adatfogadás, beállítások' menüpontjának 'Cég beállítás' ablakában ki kell választani a kapcsolt céget:

A cég kiválasztásához vagy a kapcsolat törléséhez a) jogosultság szükséges.

Ugyanebben az ablakban most (vagy később bármikor) bejelölhetők azok a főkönyvi számok és forgalomtípusok is, amelyek kiváltják új bizonylat rögzítésekor az automatikus eszközrögzítést (részletesen lásd 3. pont). A beállításához d) vagy a) jogosultság szükséges.

Jobboldalt a „Tételes feladás összevonása” kapcsolóval szabályozhatjuk, hogy az eszközrendszerből eszközönként feladott ÉCS adatokat eszközönként akarjuk-e könyvelni, vagy a program vonja össze az azonos kontírozású sorokat?

A beállításokat a 'Mentés' gombbal érvényesíteni kell.

1.4 Törzsadatok átvitele Pénzszámból az eszköznyilvántartóba.

A HessynEszköz programban a

• számlatükör,
• felelősök,
• költségviselők és a
• telephelyek

azok a törzsadatok, amik pénzszámos törzseknek is megfeleltethetők.

Ezek közül a számlatükör egyértelműen megfeleltethető a Pénzszámban lévő főkönyvi számlatörzsnek. A felelősök, költségviselők és telepek törzsadatoknak a Pénzszámban nincs egyértelmű megfelelője, de egyes gyűjtőcsoportok megfelelhetnek ezeknek a fogalmaknak. Mindezen törzsadatokról átadhatók a HessynEszköz-be, az 'Eszköznyilvántartás \ Adatfogadás, beállítások' menüpontjának 'Törzsadat kezelés' ablakában:

A lehetséges gyűjtőcsoportok hozzárendelése után csak ki kell jelölni az egyes feltöltendő törzseket, majd kattintani a „Feltöltés” gombra.

A feltöltéshez c) vagy a) jogosultság szükséges.

Ha mindezeket a beállításokat megtettük, a megkezdhető a Pénzszám és a HessynEszköz párhozamos használata

2. HessynEszköz indítása közvetlenül a Pénzszámból

A sikeres beállítások után az eszköznyilvántartó rendszer indítható a Pénzszám 'Eszköznyilvántartás \ Eszközrendszer indítása' menüpontból is. Szükséges jogosultság b) vagy a) .

Az eszköznyilvántartóban automatikusan az a cég fog megnyílni, ami az 1.4 pontban hozzá lett rendelve főkönyvi céghez.

3. Eszközrögzítés automatikus indítása

Új szállító / pénztár / vegyes forgalom rögzítésekor, ha van a tételek között kijelölt főkönyvi számokra forgalom, a bizonylat tárolásakor behívódik az eszköznyilvántartó rendszer 'Eszköz rögzítése' funkció.

Az eszköz adatlapra átíródik a főkönyvi bizonylatból a

• teljesetés kelte -> beszerzés kelte,
• számla száma,
• tétel nettó értéke -> bekerülési érték,
• szállító neve,
• jogcím -> számla szerinti megnevezés.

Ha az eszköz rögzítés képernyőjéből mentés nélkül kilépünk, az eszköznyilvántartóban nem történik adattárolás, és visszatér Pénzszám képernyő.

Az eszköz mentése esetén a pénzszámos bizonylat tételének megjegyzésébe visszaíródik az új eszköz leltári száma.

Ha a főkönyvi bizonylaton több olyan tétel van ami eszközrögzítést igényel, mindegyikre egymás után meghívódik az új eszköz rögzítése.

Az automatikus hívásnak a következő előfeltételei vannak

• legyen hozzárendelt tárgyi cég, és a bizonylaton legyen tartozik forgalommal erre beállított főkönyvi szám (1.4 pont)
• az adott forgalomtípus engedélyezve legyen (1.4 pont)
• szállító forgalomnál normál előjelű (nem jóváró) számla, pénztár esetén kiadás előjelű bizonylat
• a felhasználónak legyen d) vagy a) jogosultsága

Ha ezek közül bármelyik nem teljesül, az eszközrögzítés nem indul el. Ettől függetlenül természetesen az eszköznyilvántartóban külön rögzíthető az eszköz, csak nem ebben a munkafolyamatban.

Aktív folyamatos vírusvédő program használata esetén előfordulhat, hogy a feltételek teljesülése esetén sem indul az automatikus eszközrögzítés. Ennek kiküszöbölése rendszergazdai feladat.

4. Főkönyvi feladás és fogadása

4.1 Főkönyvi feladás az eszköznyilvántartóból

A HessynEszköz főkönyvi feladásának előkészítése és kezdeményezése a programhoz kapott leírásban megtalálható. Itt azt a részt tárgyaljuk, miként kell a feladási adatokból olyan küldeményt létrehozni, ami a Pénzszámba majd beolvasható.

A HessynEszköz könyvelési feladás funkciójában ki kell jelölni mely eszközökről készüljön feladás, ezt legegyszerűbben a + jelre kattintva tehetjük meg.

A tovább gombra kattintva a feladási paraméterek jelennek meg:

Ezután át kell lépni a ’Könyvelés adatok’ fülre, ahol az alábbi adatok megadása szükséges:

Adatok megadása:

• Könyvelés módja : általában a ’Számlacsoportonként – tételdátum szerint’ elegendő, de ahol gyűjtőkódok vannak beállítva az ÉCS főkönyvekre, ott az „Eszközönként – tételdátum szerint” módszer szükséges.
• Bizonylatszám : A feladás az ÉCS dátuma szerint képez bizonylatszámot, amit az itt megadott szöveggel kiegészít.
• Feladás állomány útvonala: Tetszőleges útvonal, ahová a feladás kerül. Az állomány neve automatikusan képződik, a cég adószámból és a tárgyévből.

A Nyomtatási előképre kattintva megjelennek az adatok nyomtatható formában, és ezzel párhuzamosan történik a küldemény előállítása is.

4.2 Feladás fogadása a Pénzszámban

A Pénzszám program ' Eszköznyilvántartás \ Adatfogadás, beállítások' menüpontjának 'Adatfogadás' ablakában végezhető el a feldolgozás.

Meg kell adni vagy ki kell választani a feldolgozandó filet (amit a HessynEszköz készített). Ha a 'Csak teszt...' be van kapcsolva, a küldemény csak ellenőrzésre kerül.

A feldolgozás során folyamatosan üzenetek látszódnak a képernyőn a munka menetéről, majd megjelenik egy összegzés a feldolgozásról:

A lista alján látható hány hibás ill. hibátlan bizonylat van. Ha van hibás, akkor a 'Naplófile megnyitása' gombra kattintva meg kell nézni a részletes naplót, amiben tételesen felsorolva szerepelnek a hibaüzenetek, pl. így:

Javasoljuk, hogy minden esetben előbb ellenőrizzék a küldeményt. Erre azért van szükség, mert ha van hibás és jó bizonylat is a feladásban, nehézkes kinyomozni mi az ami nem ment be, mit kell újra feladni vagy kézzel könyvelni. Ha van hiba a feladásban, akkor az eszköznyilvántartóban célszerű javítani, majd az egész feladást újra elkészíteni. Hibaként jellemzően főkönyvi szám beállítási problémák adódhatnak.

5. Átállás a Winamort eszköznyilvántartóról a HessynEszköz programra

A Hessyn Kft. megjelentette a WinAmort program újabb változatát, most már HessynEszköz néven. Magáról a változásról és az új program telepítéséről a Hessyn Kft. információt küld a közös ügyfeleinknek, itt csak a Pénzszámmal kapcsolatos átállás menetét tárgyaljuk.

A HessynEszköz telepítése és regisztrálása után a minden cégben javasoljuk az alábbi lépéseket végrehajtani:

1. a HessynEszköz-ben létrehozzuk a céget, de semmilyen beállítást nem kell tenni (lásd 1.3 pont)

2. a HessynEszköz-ben a Technika\Adatátvétel\Winamort programból funkciónál átvesszük az eszközadatokat a régi rendszerből

3. a Pénzszám-ban megnyitjuk ugyanezt a céget, és az 'Eszköznyilvántartás \ Adatfogadás, beállítások' menüpont 'Általános beállítás' ablakában megadjuk, hogy ez a cég már a HessynEszköz programot használja. Javasoljuk a ’cégenként külön’ beállítás opciót, hogy tetszőleges ütemben lehessen az átállást megvalósítani. Ugyanitt még meg kell adni, hol található az új HessynEszköz program, majd menteni kell az adatokat. (lásd 1.1 pont)

4. a Pénzszám-ban az 'Eszköznyilvántartás \ Adatfogadás, beállítások' menüpontban a ’Cég beállítás’ fülön kiválasztjuk a kapcsolódó eszköz céget.

Függelék: Jogosultság rövidítések kifejtése