Mintaszámlák kezelése, csoportos számlázás a PÉNZSZÁM számlázó moduljában.

Az ismétlődő, csoportos számlázás könnyítésére új funkciót építettünk a számlázóba. Alkalmas pl. bérleti vagy egyéb szolgáltatási díjak havonta –vagy más rendszerességgel- ismétlődő számláinak csoportos előállítására, nyomtatására.

Az új funkció a Számlázás \ Mintaszámlák kezelése menüpontban érhető el. Lényege, hogy a normál számlákkal megegyező tartalommal, de elkülönített munkaterületen létrehozhatunk olyan mintaszámlákat, amelyeket valamely időközönként, közel azonos tartalommal ki kell majd állítani.

A mintákat megjelölő adatokkal láthatjuk el az áttekinthető kezelés érdekében, ezek:

· gyakoriság: milyen időközönként kell kiállítani a számlát

· csoport: tetszőleges csoportosító kód, amivel a számlákat csoportokba rendezhetjük

· sorszám: a csoporton belüli sorrend, vagy a számla egyéb külső azonosítója

· érvényességi dátum intervallum

A mintákat olyan részletességgel kell létrehozni, mintha igazi számlát állítanánk ki. A minták létrehozhatók úgy is, hogy a meglévő valódi számlák közül átadjuk a szükségeseket, és csak a megjelölő adatokat módosítjuk. („Számlák lekérdezése” funkcióban kijelölni, majd „Átadás mintának” gomb”)

Ha a mintákat létrehoztuk, a havi stb. ismétlődő munkamenet a következő:

a/ Aktualizálás

Az ismétlődő számlákban jellemzően a dátumok, és a szöveges részekben az időszaki hivatkozások azok, amik egy-egy kiállításkor változnak. Az aktualizáláskor a mintákban ezeket az adatokat egyszerre változtatjuk meg.

Lekérdezzük az aktuális feldolgozásnak megfelelő gyakoriságot és csoportot, és célszerű tételes megjelenítést választani, hogy lássuk milyen hivatkozások vannak a tétel szövegekben:

A tételes megjelenítésben a számlák fő adatai alatt kékkel a tételek jellemző adatait is látjuk.

Bepipáljuk azokat a mintákat amelyeket aktualizálni akarjuk, (vagy bal alul a kis pipával az egész lekérdezett állományt kijelöljük), utána az „Aktualizálás” gombra kattintunk. A megjelenő ablakban megadjuk azokat az adatokat, amelyeket változtatni akarunk a kijelölt mintákban. Csak azok az adatok változnak, amelyekhez adatot adunk meg.

A teljesítés időpont és számla kelte egyértelmű. A fizetési határidő lehet konkrét dátum, vagy számított dátum. Ez utóbbi esetben a mintákban lévő lejárati nap, és a teljesítés vagy számla kelte alapján minden mintában egyedileg lesz kiszámítva a fizetési határidő.

A szöveges adatokhoz mindenütt két mező, egy „mit” és „mire” adat adható meg. Ha csak a „mire” mezőt töltjük ki, az ott megadott szöveggel minden egyes mintában felülíródik az adott mező, az addigi tartalmától függetlenül.

Ha a „mit” adatot is kitöltjük, akkor az adott mezőben csak ez a szöveg fog változni, mégpedig arra, amit a „mire” mezőbe írtunk. Pl. a fenti minta szerint az összes tétel leírás szövegében található „09. havi” szövegrész „10. havi”-ra fog változni.

A tétel adatoknál szükség esetén szűkíthetjük, hogy csak bizonyos cikkszámok esetén módosuljanak a tétel szintű adatok.

A „módosítások végrehajtása” gombra a megadott adatok szerint aktualizálódnak a kijelölt minták. Ezt a folyamatot ismételhetjük, a mintákat akár egyenként is módosíthatjuk, mindaddig, amíg olyan állapotba nem kerülnek hogy számlává alakíthatók legyenek.

b/ Véglegesítés

Végelegesítés az, amikor az aktualizált és ellenőrzött mintákat számlává véglegesítjük. Ekkor minden kijelölt mintából létrejön egy valódi számla, ami már a rendes számlaállományba kerül. A minták adatai ilyenkor már nem változnak.

Jelöljük ki a kívánt mintákat, és kattintsunk a „Véglegesítés” gombra. A megjelenő ablakban még a könyvelésre vonatkozóan megadhatjuk, hogyan kerüljön megállapításra a végeleges számlák könyvelési ill. áfa időszaka. Ha a kijelöltek között van devizás számla, erre vonatkozóan megadhatjuk, mely dátum szerint keressen árfolyamot a számlákhoz a program. Ez esetben karban kell legyen tartva az árfolyamtörzs, és alapértelmezetten három napnál nem régebbi árfolyamokat vár el a rendszer.

A „véglegesítés végrehajtása” gombra kattintva létrejönnek a végleges számlák.

Figyelem! A véglegesítés nem visszavonható!

A létrejött számlák a „számlák lekérdezése” funkcióban lekérdezhetők -mint nem nyomtatottak- és innen tetszőleges csoportosításban nyomtathatók.

A következő számlázási időszakban ugyanígy az aktualizálás, majd a véglegesítés a munkamenet.

A rendszer nem tiltja meg, hogy ugyanaz a minta egymás után többször is véglegesítve legyen, de ha a beállított gyakoriságán belül „gyanúsan” hamar akarjuk újra véglegesíteni, figyelmeztet. Ilyenkor a véglegesítő ablakban felsorolja ezeket, kiírva a gyakoriságukat és hogy mikor voltak utoljára véglegesítve:

Ennek ellenére véglegesíthetők ezek is, de így elkerülhető hogy ugyanazt a csoportot véletlenül még egyszer kiszámlázzuk.

A véglegesítés során a mintákban lévő vevő és cikktörzs adatok nem olvasódnak újra. Tehát ha a vevőnek megváltoznak az adatai a törzsben, az nincs kihatással a mintáira. Ilyenkor a mintáiban ki kell törölni a partnert, majd újból kiválasztani, hogy frissüljenek az adatok. Ugyanez igaz a cikktörzs változásaira is.