Tartalom
1. Az utalási csomagok többféle formátumban
készülhetnek:
3.1 Utalandó tételek csoportosítása
4. Kiegészítések az előkészítéshez
4.1 Bank kapcsolatok a partnertörzsben
5. Beolvasás a banki programba
Utalandó tételek átadása bankterminál felé
A PÉNZSZÁM e modulja lehetővé teszi a könyvelt szállítói számlákról utalási csomagok átadását bankterminál felé, illetve a feladott tételek állapotának követését és a problémás tételek jelölését.
· Budapest Bank : A Budapest Bank webes felületén beolvasható utalási állomány
· Csoportos Átutalás : A GIRO szabvány szerinti csoportos átutalás formátum
· EDIFACT 1 (Elektra) : Az Elektra alapú banki ügyfélprogramokban általánosan használható formátum, bár egyes bankoknál részleteiben eltér.
· EDIFACT 2 : A Takarékszövetkezetnél használt Elektra változat
· EDIFACT 3 : A PC Bankár programban használt Elektra változat
· Elektra internet : Az Elektra programok internetes változatának forgalmi kivonata
· Raiffeisen Express : A Raiffeisen Express programban használható formátum
· Spectra : Az Unicredit Bank Spectra programjához használható formátum
A modul használatba vétele előtt minden érintett cégben meg kell adni a feldolgozás alapbeállításait az 'Egyéb\Kiegészítő funkciók\Banki átadás beállítások' menüpontban:
Kitöltendő adatok
· átutaló neve : Saját cégünk neve, ahogy az utalásban szerepelnie kell
· közlemény kitöltése : Választható, hogy a közleménybe csak a számla eredeti száma, vagy a saját nyilvántartási számunk is kerüljön bele. A „kompenzáló számlák kikeresése” opció bekapcsolása mellett a program vizsgálja, hogy a számla szerepel-e olyan vegyes bizonylaton, ahol az adott partner más számláival van szembeállítva (kompenzálva). Ha igen, a hivatkozó számlaszámok is bekerülnek a közleménybe.
· feladás formátuma : az. 1. pont szerinti formátum
· átadó könyvtár : ahová általában menteni fogjuk az utálási állományt
· filenév : ahogy általában nevezni fogjuk az utálási állományt
· alapértelmezett jogcím : utalási jogcím, főként a devizás utalásoknál (banktól függ, hogy kötelező-e?)
· értéknap fizetési határidő szerint: az opció bekapcsolásakor minden utalási tételben a számla fizetési határideje alapján töltődik ki az értéknap. A fizetési határidőhöz képest megadható, hány nappal előtte legyen a fizetés, illetve a tárgynaphoz képest megadható, maximum hány nap múlva lehet az értéknap (bankfüggő).
· szöveg kódlap : az ékezetes szövegeket banktól és formátumtól függően eltérően kell kódolni. Általában megfelelő az alapbeállítás, de ha a banki programban nem olvashatók az ékezetek, állítsuk át.
· utalási tételek csoportosítása : 3 feltétel közül választhatunk
- „Nem engedélyezett” kijelölésével az utalás tételesen történik
- „Csak a közleményben felsorolva” itt megadható maximum tételszám, ami a közlemény rovatába belefér.
- „Sok tételnél utalási jegyzék”, több tétel egy összegben való utalásakor, utalási jegyzék készítésével.
· utalásjegyzék mentési mappa : - az elkészült utalási jegyzék mentési útvonala adható meg.
· közleményben felsorolható : összevont tételek esetén hány számlaszám fér el a közleményrovatban
· táblázat : jelölni kell melyik banki főkönyvi számokról utalunk, illetve meg kell adni mindegyikhez a konkrét bankszámlaszámot
Az 'Egyéb\Kiegészítő funkciók\Banki átadás szállítói számlákról' menüpont indításával kezdeményezhető a feladás. A megjelenő képernyő a 'Folyószámla lekérdezés' funkcióval azonos listaképet ad a szállítói számlákról, kiegészítve a kezeléshez szükséges adatokkal:
A csoportosítás célja,
hogy az egy szállítónak utalandó számlákat kevesebb tételben utalhassuk, mint
ahány számlája van, így csökkentve a tranzakciós költségeket. Az ilyen
összevont utalásban is informálni kell a partnert arról, mely számlákat
tartalmazza az összeg, amit a program kétféleképpen valósít meg:
A jegyzék készítéséhez a
2. pontban a „Sok tételnél utalási jegyzék” opciót kell választani, az
utalási tételek csoportosításánál. Ha ott a „Csak a közleményben felsorolva”
opciót választjuk, annyi utalási tételt generál a program, ahányban
felsorolással elférnek a számlaszámok. Fontos, hogy csak annyira állítsuk a
felsorolható számlaszámot, ahány ténylegesen elfér a közleményben, különben a
kivonat visszaolvasásakor nem fogja tudni a megfelelő számlákra szétszedni az
összeget a program.
A csoportosítás történhet
egyrészt kézzel: az összevonandó tételeket
kijelöljük, majd kattintunk a „tételek csoportosítása” gombra,
vagy automatikusan:
kijelölünk tetszőleges tételeket (akár az összest) és kattintunk az „automata csoportosítás” gombra. Ekkor a program keres a
kijelöltek között olyanokat, amik összevonhatók és
amikből tud, csoportokat képez.
Bármely módon készülnek a
csoportok, az átadás előtt még törölhetők, kivehetünk belőlük tételeket és
módosíthatjuk is azokat. A csoportosítás akkor válik véglegessé, amikor
átadásra kerül, addig nem menti el a program!
A képernyőn:
Automata csoportosítás
elindításával (1.) láthatók az összevont tételek. (2.)
A csoportosított sorra
kattintva láthatjuk tételesen az összevonás eredményét.(3.)
a csoportosítás
kijelölésével módosíthatjuk, törölhetjük a tételt/tételeket a csoportosításból,
valamint az egész csoportot kitörölhetjük.
Az összevonásról készült utalási jegyzék tartalmát is megtekinthetjük.(4.)
Az utalás
listában a szürke hátterű oszlopok a számlák utalással kapcsolatos kiegészítő
adatai. Ezek megváltoztatása úgy történik, hogy ráállunk a kívánt sorra és a
módosítás gombra kattintunk.
Banki utalásra átadás tételes, vagy csoportos kezelés esetén kijelöljük az
utalandó tételt/tételeket bal szélső oszlop jelölőnégyzeteivel, majd a 'Átadás'
gombra kattintunk. Ekkor megjelenik az alábbi képernyő:
Az 'Átadás' elindításával kiválasztható a feladási könyvtár, a filenév és a formátum, a bank főkönyvi szám. (ahová könyvelődnek az átadott tételek) A jogcímkódot a külföldi utalásoknál kell kitölteni.
Végül az utalási jegyzék útvonalát kell megadni. (a jegyzékről mentés készül a kiválasztott mappába) Az ”Átadás” gomb hatására a kijelölt tételekről a megadott néven és formátumban feladás készül, valamint visszaíródik az adatbázisba hogy a feladás megtörtént. Egy feladásban vagy csak forintos, vagy csak devizás utalások lehetnek.
Ebben a részben a jelölt tétel(ek) állapotát lehet megváltoztatni. Csak azok az adatok változnak meg az Ok gomb hatására, amelyekhez kitöltjük a mezőket. Átadás indításakor automatikusan kitöltődik az aktuális dátum.
Ez a rész csak akkor aktív, ha egyetlen tételt jelöltünk ki. Ha szükséges felülírni valamely adatot, be kell jelölni a megnevezését, és aktívvá válik az adatmező. A lekérdező listában a felülírt adat narancssárgával jelenik meg. Az eredeti szállítói számla illetve partnertörzs adat természetesen nem íródik felül, a változtatás csak a feladásra vonatkozik.
A jogcímkódot a külföldi utalásoknál kell kitölteni.
Jobboldalt a számla részletes adatai láthatók.
Mint láttuk, a feladás készítésekor minden olyan adat megadható, ill. változtatható, ami a feldolgozáshoz elengedhetetlen. A feldolgozás gyorsítására a következő lehetőségek vannak:
A partner
adatainál felvehetjük az összes bankszámlaszámát, megjelölhetjük a
leggyakrabban használtat.
Szállítói számla utalásánál megadható, hogy melyik bankból utalunk a kijelölt partnernek, illetve több tételes utalásnál, soronként tételesen, közleményrovatba felsorolva (max.3) vagy egy összegben utalási jegyzék készítésével történjen.
A szállító számla könyvelésekor is megadhatjuk, ill. felülbírálhatjuk a partnertörzs alapértelmezését. A fejadatoknál a „Bank…” gombra kattintva jutunk az alábbi képernyőre:
A jogcím a külföldi utalásokhoz szükséges.
Az alábbi példa csak az Electra alapú programokra (pl. Pc Bankár is) igaz.
A banki ügyfélprogramban a Számlavezetés / megbízási csomagok kezelése / Külső egység kezelése részben található a „Behozás külső egységről (Import)” menüpont.
Itt láthatók a beolvasható utalás csomagok, amiket a Pénzszámból feladtunk. Az itt beállított import könyvtárat kell a Pénzszámban is beállítani, hogy a csomagok közvetlenül beolvashatók legyenek. Beolvasáshoz kattintsunk a kívánt csomagra, majd a „Csomag importálása” gombra. Ha sikeres a beolvasás, az import könyvtárból törlődik, és átkerül az importált csomagok közé a csomag. Ha a beolvasáskor bármely tétel hibás – pl. egy bankszámlaszám formailag hibás - az egész csomagot visszautasítja a program.
Sikeres import után ha visszalépünk a megbízási csomagok kezeléséhez, ott lesz a listában amit beolvastunk, egy önálló csomagként. Ezzel a továbbiakban ugyanúgy kell eljárni, mintha a banki programmal hoztuk volna létre a csomagot.
A GIRO csoportos utalás kezelése némileg eltér a fentiektől, további részletek itt: Csoportos utalás kezelése